Selezionando la piccola icona a destra del campo della data, verrà visualizzato un calendario da cui è possibile selezionare la data. Usare le frecce per selezionare il mese e l’anno corretto e infine selezionare il giorno. Premendo nuovamente la piccola icona verrà chiuso il calendario. È anche possibile digitare dalla tastiera la data e GnuCash cercherà di completarla mentre si sta scrivendo.

Premere Tab per selezionare o spostarsi nel campo del Nr.. Qui è possibile assegnare un numero alla transazione quale, per esempio, il numero dell’assegno. Premendo + (più) verrà automaticamente assegnato un numero aumentato di una unità rispetto a quello dell’ultima transazione dotata di numero.

Premere di nuovo Tab per selezionare o spostarsi nel campo della Descrizione. Qui è possibile inserire il nome del beneficiario o qualsiasi altra descrizione relativa alla transazione. GnuCash tenterà di completare automaticamente il nome del beneficiario mentre si scrive.

A questo punto possono accadere due fatti alla pressione del tasto Tab: se GnuCash individua una transazione esistente corrispondente, il cursore salterà in uno dei campi per l’importo, compilando automaticamente il campo del conto di trasferimento; se si seleziona un campo qualsiasi con il mouse invece di utilizzare il tasto di tabulazione, non verrà compilato automaticamente il campo del conto di trasferimento. Se non ci sono transazioni esistenti corrispondenti, GnuCash sposterà il cursore nel campo del Trasferimento quando è visualizzata una sola riga per la transazione.

Quando si digita all’interno del campo del Trasferimento, GnuCash tenterà di completare automaticamente il nome del conto. La ricerca avviene alfabeticamente, quindi digitando Us verrà individuata la sezione Uscite della lista dei conti. Quando è stata isolata la sezione, è possibile muoversi tra i conti figli premendo i : (due punti). Se, dopo aver digitato Ex si preme :, allora il cursore si sposterà nel primo sottoconto nella lista dei conti. La pressione di una combinazione di lettere e dei : permette di muoversi rapidamente attraverso la struttura ad albero dei conti. La piccola icona a destra del riquadro del Trasferimento rappresenta un metodo alternativo per selezionare un conto.

Il campo seguente (R) è relativo allo stato di riconciliazione della transazione ed è descritto in Sezione 5.8, «Riconciliare un conto a un estratto conto»

Premere ancora Tab per spostarsi nel primo campo dell’importo. I nomi delle due colonne successive sono diversi in funzione del tipo di conto aperto. Per esempio, i conti bancari visualizzano i nomi Deposito e Prelievo, i conti per le carte di credito mostrano Pagamento e Addebito mentre i conti per le azioni visualizzano Quote, Prezzo, Compra e Vendi.

Inserire l’importo della transazione nel campo corretto. Prima di premere Tab o Invio leggere il passo successivo.

Per inserire delle ulteriori suddivisioni, premere il pulsante Suddivisione sulla barra degli strumenti o selezionare la voce Operazioni → Suddividi transazione . Per le transazioni che contengono più di una suddivisione, viene visualizzata la dicitura --Transazione suddivisa-- e sarà necessario utilizzare il pulsante Suddivisione per mostrarne i dettagli.

La transazione verrà espansa, i titoli delle colonne dell’importo cambieranno e l’intestazione della colonna Trasferimento sarà vuota. La prima riga contiene la descrizione e l’importo della transazione. La seconda riga contiene il nome del conto attualmente aperto nel campo del Conto e l’importo della transazione. La terza riga contiene il nome del conto di trasferimento nel campo del Conto. Se l’importo non risulta bilanciato,GnuCash lo indicha inserendo delle celle grigie nelle colonne dell’importo e riportando l’ammontare non bilanciato nell’ultima riga vuota del registro.

Quando viene selezionata una delle righe più corte, le intestazioni delle colonne cambiano. La prima e l’ultima (Data e Saldo) non avranno un titolo; Nr. cambierà in Operazione, Descrizione in Promemoria e la colonna vuota del Trasferimento cambierà il titolo in Conto. Le ultime due colonne dell’importo visualizzeranno i titoli descritti al passo sette.

I campi Operazione e Promemoria sono opzionali in questa fase; il primo può contenere una descrizione del tipo di conto di trasferimento coinvolto mentre il secondo è destinato a una descrizione aggiuntiva della transazione.

Sposta il cursore nel campo dell’importo mancante sulla terza riga e lo completa. Premendo il tasto Invio, selezionando il pulsante Inserisci o andando in Transazione → Inserisci transazione il cursore verrà posizionato sulla riga successiva

La colonna del Conto contiene una lista dei conti di trasferimento. Questa colonna è utilizzata per aggiungere delle suddivisioni. Il metodo descritto al passo cinque, può essere utilizzato per selezionare un ulteriore conto su una riga vuota. Si possono aggiungere quante suddivisioni si desiderano.

Quando la transazione è bilanciata, le celle grigie spariranno come anche l’importo visualizzato nell’ultima riga vuota.

Premendo Invio, come descritto più sopra, si salterà alla transazione successiva. Selezionando la transazione successiva verrà chiusa automaticamente la suddivisione oppure si potrà chiuderla manualmente premendo il pulsante Suddivisione oppure selezionando la voce del menu Operazioni → Suddividi transazione .