Este tipo de conta é útil para reflectir um acordo feito com alguém em quem se confia. Suponhamos que tenha emprestado a alguém 500€ e que concordou em pagar-lhe 50€ por mês. Se pagou a tempo, o empréstimo que fez seria pago no prazo de um ano, razão pela qual é classificado como um crédito a curto prazo. Assim, poderia registar esse empréstimo inicialmente nesta árvore de contas: Outros activos:Activos actuais:Empréstimo ao Zé. No momento em que lhe dá o dinheiro, a sua entrada é débito (aumentar) Empréstimo ao Zé 500€ e crédito (diminuir) Banco 500€. Cada vez que recebe um pagamento do Zé regista 50€ de débito (aumento) ao Banco e 50€ de crédito (diminuição) Empréstimo ao Zé.

	Dica
	Não se confunda com o uso da palavra “Empréstimo”. “Empréstimo a” é o tipo de crédito que realmente tem a receber, ou seja, receberá do Zé, o dinheiro que emprestou anteriormente. Até que ele lhe pague efectivamente o dinheiro que lhe é devido, reflecte a dívida nos seus livros por uma conta descrevendo a sua expectativa de que receberá o dinheiro que lhe é devido, daí a palavra “cobrável”.

Este tipo de actividade é aquela em que se gasta o próprio dinheiro em nome de outra pessoa (o seu empregador, talvez) e mais tarde recebe o reembolso do que gastou. O caso pode ser uma viagem de negócios. O empregador tem uma política de cobertura (pagamento de) todas as despesas autorizadas. Após o fim da viagem, o funcionário apresenta um relatório com as datas e os montantes gastos com recibos para todas as despesas. O empregador revê o relatório e paga por todos os itens que considera como tendo uma razão comercial válida. Normalmente, os empregados sabem de antemão o que o empregador irá reembolsar, pelo que apenas esses itens são registados como despesa reembolsável sob os livros do empregado.

Porque uma viagem de negócios pode envolver diferentes tipos de despesas (viagem de avião, alojamento, transporte no destino, etc.), seriam registados diferentes tipos de despesas na mesma conta desde que as despesas estejam todas relacionadas com a mesma viagem. Por outras palavras, se for feita uma segunda viagem antes da primeira estar totalmente liquidada, poderia ser criada uma segunda conta para um evento diferente. Faria sentido fazer isto, se isso ajudasse a manter separados todos os detalhes de uma viagem em relação aos de outra. Depende da pessoa que faz a viagem para decidir o problema que seria colocar viagens separadas em contas separadas ou colocar todas elas na mesma conta. O viajante deve lembrar-se que a conta deve ser reconciliada para saber com certeza que todas as despesas foram reembolsadas.

O registo das despesas da viagem seria muito semelhante. Ou seja, se pagasse as despesas da viagem em dinheiro, debitaria (aumentar) a conta de despesas reembolsáveis para o dinheiro pago, porque é uma conta a receber até ser reembolsada a si. O crédito compensando as suas despesas diminuiria a conta que mostra o dinheiro no seu bolso ou a conta da qual retirou o dinheiro para o pagamento efectuado. Se tiver pago com cartão de crédito, o lado do débito seria o mesmo que o descrito anteriormente, mas o crédito seria um aumento para a conta da empresa de cartões de crédito nos seus livros.

Quando recebeu o seu reembolso, a entrada no diário (ou transacção) para registar a recepção dos fundos do empregador seriam: débito (aumento) Banco para o montante do cheque e crédito (diminuição) da conta de despesas reembolsável para o montante do cheque.

Se se verificar que a conta de despesas reembolsáveis não é saldo zero após o processamento do pagamento do empregador, isto significa que há uma diferença entre si e o empregador no tratamento da despesa, que precisa de ser investigada. Se o saldo for um débito (um saldo positivo), a sua conta tem algum dinheiro que não foi reembolsado. Se o saldo for um crédito (um saldo negativo), foi-lhe pago por mais do que aquilo que registou como devido. Em ambas as situações deve reconciliar a diferença entre o que registou e o que foi pago. Esse esforço deve revelar exactamente o que está a causar a discrepância. Terá de contactar o contabilista do empregador para saber o que foi pago, se o reembolso não foi acompanhado por uma lista detalhada dos itens que lhe foram pagos.

No caso de o empregador se recusar a reembolsá-lo por uma despesa, torna efectivamente sua a despesa. Nesse caso, faria esta entrada: debitar (aumentar) as suas próprias despesas (devidamente designada) e creditar (diminuir) a conta de despesas reembolsáveis. Essa entrada deve resultar num saldo zero na conta de despesas reembolsáveis. Caso contrário, é reconciliar até identificar a diferença.

Dica

Por vezes existem pequenas diferenças que não correspondem a uma entrada individual. Nesses casos divida o montante por 2 ou por 9. Se o montante não resolvido for divisível por dois, sugere que tanto você como o empregador introduziram o artigo da mesma forma: ambos como débitos ou ambos como créditos. Se for divisível por 9, então é provável que um de vós tenha transposto números adjacentes; por exemplo, um inseriu 69 e o outro 96. Se a diferença não for divisível nem por 2 nem por 9, então pode ser que esteja presente mais do que um erro.

Estas são muito semelhantes às despesas reembolsáveis. A diferença é que alguém lhe dá dinheiro primeiro; gastamo-lo e depois fazemos um relatório que contabiliza aquilo em que o gastámos, apoiado por facturas que estabelecem quem, o quê, onde, quando e quanto para cada despesa. No caso das despesas reembolsáveis, gastou o seu dinheiro primeiro e depois recuperou-o.

No caso dos avanços a viagens, quando recebe o adiantamento, faz este registo nos seus livros: débito (aumento) Banco para o montante do adiantamento de viagem recebido (digamos, 500€); crédito (aumento) a Adiantamento de viagem como passivo a curto prazo ($500). Isto é um passivo, porque não é dotado com o dinheiro, mas só o recebeu com o objectivo de ter fundos para gastar ao fazer o seu trabalho.

Frequentemente, a forma como estes acordos monetários funcionam é que no início, por exemplo, de um emprego como vendedor, recebe o adiantamento e mensalmente (ou mais frequentemente) entrega um relatório sobre quem, o quê, onde, quando, e quanto gastou. O dinheiro no relatório é reembolsado se aprovado.

Durante o período após a recepção do adiantamento e antes da apresentação de um pedido de relatório de reembolso, o vendedor pode registar as suas despesas na conta de responsabilidade adiantada. Nesse caso, o saldo da conta mostrará quanto do adiantamento ainda não foi gasto (assumindo que o saldo de Adiantamento a viagens é um crédito). Se não tiverem sido cometidos erros e todas as despesas são aprovadas, a soma do saldo da conta não gasto e o montante do cheque de reembolso será igual ao montante original do adiantamento de viagem.

Faz sentido para o vendedor registar as despesas de viagem nesta conta de adiantamento (e não para as suas próprias contas de despesas), porque o dinheiro está a ser gasto em nome do empregador, para as despesas autorizadas pelo empregador. Não é o dinheiro do próprio empregado e portanto não são as suas próprias despesas.

Quando o vendedor recebe o reembolso do relatório (digamos, 350€), debita (aumenta) Banco, e credita (aumenta) novamente a conta de responsabilidade de Adiantamento a viagem, assumindo que anteriormente tinha estado a registar as despesas na conta de adiantamento de viagem. Acompanhar a actividade desta forma faz com que a conta mostre sempre o montante que é devido ao empregador.

Consulte Secção 17.3.2, “Despesas reembolsáveis” acima para o que fazer se o empregador não aceitar um item que o empregado inscreveu no relatório de pedido de reembolso antecipado de viagem. O esforço de resolução da diferença é essencialmente o mesmo para ambos os tipos de contas.

Alguns tipos de despesas são geralmente facturadas como montantes semestrais ou anuais. Por exemplo, a indústria de seguros facturará anualmente o seguro residencial, enquanto os prémios de seguro automóvel podem ser anual ou semestral. Para aqueles que pagam um montante que cobre vários meses ou um montante total por ano, o tratamento contabilístico adequado é reflectir em cada período contabilístico o montante que exprime o benefício aplicável a esse período.

No caso de alguém que paga um prémio de seguro de um ano inteiro no início do período de seguro, a entrada para registar isto é débito (aumento) Prémio de seguro pré-pago para digamos, 1.200€, e crédito (diminuição) Banco por 1.200€.

Depois é criado um lançamento diário periódico mensal (transacção programada) que debita (aumenta) Despesas de seguro 100€ e créditos (diminui) Prémio de seguro pré-pago 100€. Isto distribui o custo ao longo dos períodos que recebem o benefício da cobertura do seguro. As empresas que seguem as práticas contabilísticas geralmente aceites, normalmente utilizariam esta técnica, especialmente se tivessem de apresentar demonstrações financeiras a bancos ou outros financiadores. Se os indivíduos têm de o fazer, depende da pessoa e de quão preocupada está com o custo vs. benefício ao longo dos períodos de tempo. Outro factor que influenciaria a utilização desta técnica seria o número de tais situações que a pessoa encontra. É relativamente fácil recordar uma ou duas, mas mais difícil se tiver de gerir 10 a 20. Crie tantos ou tão poucos como veja serem úteis e importantes para si.