ほとんどの会計実務では、減価償却勘定科目をセットアップする多くの異なる方法があります。 ここでは、ほとんどの状況を扱うことができるほど柔軟で一般的な方法を説明します。 必要となる最初の勘定科目は資産取得価額勘定科目です (GnuCash勘定科目タイプは資産)。ここには単純に資産の最初の購入を記録します。 通常、この購入は銀行預金勘定科目からの取引で実現されます。

資産の減価償却の動向をおさえるためには、2つの減価償却費勘定科目が必要となります。 一つ目は減価償却累計額勘定科目です。ここには減価償却費の総合計を集約し、負の値をとります。 GnuCashにおける勘定科目タイプは資産です。 減価償却累計額勘定科目は減価償却費勘定科目と釣り合いを保ちます。ここには定期的に発生する減価償却費すべてを記録します。 GnuCashにおける勘定科目タイプは費用です。

2つの資産ITEM1およびITEM2の減価償却費を追跡するための一般的な勘定科目階層を次に示します。 資産取得価額勘定科目は銀行勘定科目と釣り合いを保ち、減価償却累計額勘定科目は費用:減価償却費勘定科目と釣り合いを保ちます。

-資産
   -固定資産
      -ITEM1 
         -購入価格                (資産取得価額勘定科目)
         -減価償却費             (減価償却累計額勘定科目)
      -ITEM2
         -購入価格                (資産取得価額勘定科目)
         -減価償却費             (減価償却累計額勘定科目)
   -流動資産
      -銀行
-費用
   -減価償却費                   (減価償却費勘定科目)

この勘定科目階層の特徴の一つとして、減価償却が行われる資産に関する重要な評価額要約が一目で分かることがあります。 資産:固定資産:ITEM1勘定科目の合計欄にはITEM1の現在の評価額が表示されます。資産:固定資産:ITEM1:購入価格勘定科目の合計欄にはITEM1のためにもともといくらを支払ったかが表示されます。資産:固定資産:ITEM1:減価償却費勘定科目の合計欄にはITEM1の減価償却累計額が表示されます。最後に、費用:減価償却費勘定科目の合計欄にはすべての資産で発生した減価償却費合計額が表示されます。

異なる勘定科目階層を使用するのことも確かに可能です。 この一般的な勘定科目セットアップでは、資産取得価額と減価償却累計額の資産勘定科目が結合しています。 この利点は勘定科目階層を乱す勘定科目がほとんど無いことです。しかし、欠点として前の段落で説明した詳細のいくつかを決定するためには勘定科目記録簿ウィンドウを開かなければいけないことです。 ほとんどの場合、それを行う多くの方法があるので、この運用方法が最も良いと分かるでしょう。

減価償却費の実際の入力は、会計期間ごとに手作業で行います。 GnuCashには、(まだ) 自動的に減価償却体系計算を実行したり、自動的に適切な勘定科目に評価額を入力したりするための方法が全くありません。しかしながら会計期間は通常1年なので、本当に手で行わなければならない作業はそれほど多くありません。